Свертка базы данных - необходимая процедура, с которой сталкивается огромное количество пользователей ПО 1С. В процессе работы, база данных обрастает большим количеством документов, которые не представляют собой ценности в данный период времени. Для того чтобы исключить их из рабочего поля, но при этом сохранить для возможности обращения к ним в дальнейшем, их сворачивают. В данном материале мы дадим ответ на вопрос, что такое свертка и как правильно осуществляется данная операция.
Для чего нужна свертка?
Работа с информационными базами 1С во многих компаниях осуществляется на протяжении длительного количества времени, что в свою очередь приводит к увеличению размеров базы. Ее рост происходит еще быстрее в крупных организациях, осуществляющих большое количество операций. Кроме того, зачастую одна и та же база обслуживает несколько организаций. В данном случае ее размер может достигать больших значений. В некоторых случаях, база данных может достигать объема в 4-5 гигабайт, всего за несколько лет работы.
Такое положение дел приводит к некоторым сложностям, таким как:
- Замедление скорости работы с программой;
- Рост времени создания резервной копии базы данных;
- Накопления большого количества старых документов, которые могут мешать пользователю при работе с программой.
Существует и критический объем базы данных, при котором и вовсе работа с ней становится невозможной, так как программа просто не откроется. Для файловой базы критический объем равен 12 гигабайтам.
Для того чтобы избежать всех перечисленных выше проблем необходимо свернуть базу 1с. Суть этой процедуры заключается в уменьшении рабочего объема, путем осуществления архивации и компоновки прошлых документов, а также удаления той информация, которая является ненужной.
Как осуществляется свертка?
Чтобы сделать свертку базы данных, необходимо выбрать подраздел учета под названием «Администрирование». Затем, на панели действий следует найти группу «Сервис». В ней вы увидите кнопку, которая называется «Другие команды…». Именно на нее нужно кликнуть, после чего на экране появится специальная форма, на которой появится список последовательных операций. Дело в том, что для того, чтобы 1с свертка базы была выполнена правильно, следует осуществлять данную процедуру в несколько этапов. После успешного прохождения каждого этапа, соответствующий пункт в списке отмечается зеленым цветом.
Свертка базы 1с осуществляется в шесть ступеней:
- Создание резервной копии;
- Настройка операции;
- Формирование остатков;
- Просмотр операции;
- Проверка;
- Контроль старых документов.
Более детально рассмотрим каждый пункт по отдельности.
Создание резервной копии
Перед осуществлением любых операций над базой данных следует осуществлять резервное копирование, чтобы сохранить информацию в случае непредвиденных обстоятельств. Свертка информационной базы не является исключением, именно поэтому ее первым этапом является создание резервной копии.
Для того чтобы начать процедуру следует поставить флажок в соответствующем поле. Под ним находится два поля:
- Администратор - имя пользователя ИТС;
- Пароль для пользования услугами ИТС.
Ниже вам будет предложено выбрать каталог, в который будет сохранена резервная копия.
После этого, программа даст вам предупреждения, что для успешного резервного копирование следует перезапустить программу. Как итог, спустя некоторое время, длительность которого зависит от объема БД, резервная копия будет создана, пункт меню подсветится зеленым, и вам можно будет переходить к следующей операции.
Настройка
Данный этап является самым главным и определяющим, к нему следует подходить наиболее внимательно. Вам понадобится осуществить настройку осуществляемой процедуры. Она включает в себя определение следующих параметров:
- Период, к началу которого свернуться остатки;
- Количество и наименования организаций, по отношению к которым будет осуществлена свертка базы;
- Дата запрета на изменение данных.
Рекомендуется осуществлять процедуру сразу для всех организаций, которые обслуживает данная БД. Тем не менее, если это недопустимо по каким-то причинам, можно свернуть базу 1с и для определенных организаций. В таком случае, при появлении необходимости, свертку для остальных организаций можно сделать отдельно впоследствии. Также рекомендуется делать свертку к началу прошлого года, это наиболее эффективный вариант.
Формирование остатков
Формирование остатков представляет собой операцию по детальной настройке планируемой операции. В данном меню вам при необходимости нужно определить те регистры, которые следует обрезать. Они группируются по трем категориям:
- Бухгалтерские регистры;
- Накопительные регистры;
- Регистры сведения.
Просмотр операции
Данный пункт меню позволяет пользователю изучить подготовленные документы, чтобы в случае необходимости, можно было вернуть их назад до удаления. Кроме того, здесь имеется возможность открыть любой документ и внести в него изменения.
Проверка
Данный этап позволяет сделать отчеты по бухгалтерским, накопительным регистрам и регистрам сведения. Также можно получить всю информацию по бухгалтерскому и налоговому учетам. В правой части экрана находится кнопка, позволяющая осуществить настройку стандартного отчета.
Удаление старых документов
Название данного пункта говорит сам за себя. Здесь осуществляется удаление всех старых документов, которые вам более не нужны. В отличие от всей остальной информации, эти документы удаляются окончательно.
Чтобы избежать удаления документов, которые могут вам понадобиться в дальнейшем, на два предыдущих пункта следует обратить особое внимание
Заключение
Свертка базы - важнейшая процедура, которая в значительной степени упрощает работу в 1С программе. В данном материале мы подробно рассмотрели, как свернуть базу 1с. Процедура осуществляется в несколько этапов и не вызовет сложностей у подготовленного пользователя.
Особенность свертки от «1С-ИжТиСи» - весь объем работ умещается в рамки технологического окна заказчика - времени, когда с базой никто не работает.
Свертка информационных баз 1С используется для сокращения объема информационной базы, а также для повышения быстродействия системы. В процессе свертки происходит удаление устаревших данных и ввод остатков на дату свертки.
Главное отличие решения «1С-ИжТиСи» от типового механизма свертки 1С в том, что операции по изменению данных производятся в максимально сжатые сроки, например, когда размер технологического окна не превышает 2-3 часов.
В случае, если полная свертка не может быть проведена за один сеанс, технология позволяет проводить процесспо частям: как по отдельным объектам, так и по группам объектов в несколько технологических окон.
Кому нужна свертка информационных баз 1С
Любым компаниям, работающим в «1С:Предприятие» продолжительное время:
- если вы заметили, что система начинает работать медленнее обычного - долго формируются отчеты и т.п.;
- когда в информационных базах накопилось большое количество устаревшей, неактуальной информации.
Когда стоит проводить свертку
Свертку стоит производить в следующих случаях:
- Объем базы свыше 50 Гб.
- Учет в базе ведется более 5 лет.
- Размер базы вызывает сложности при создании бэкапа.
- Перед обновлением конфигурации, которая давно не обновлялась.
Организация процесса свертки информационных баз 1С
Типовой план свертки состоит из нескольких этапов:
1. Демо-свертка: 5-10 рабочих дней
Демо-свертка позволяет оценить итоговый размер свернутой информационной базы и время, требуемое на весь процесс, а также выявить ошибки, которые исправляются в ходе последующих этапов. Этап может проводиться как на нашей стороне, так и на стороне заказчика.
2. Проверка результатов демо-свертки: 5 рабочих дней
Опубликовано 13.01.2017 09:22 Просмотров: 6504В январе у многих появляется желание начать всё с чистого листа, и я очень часто слышу от клиентов и читателей вопрос: «А можем мы создать новую базу 1С, оставить в прошлом все ошибки и начать вести учет правильно? Есть какая-то автоматическая возможность «обрезать» базу 1С на начало года?». Такое желание вполне понятно и объяснимо, ведь кому-то досталась база в не очень хорошем состоянии от прошлого бухгалтера, а кто-то просто учился и допускал много недочетов, теперь же есть необходимые знания, навыки и стремление работать правильно, но не хочется тянуть за собой постоянно груз прошлых ошибок. В программе 1С: Бухгалтерия предприятия 8 редакции 3.0 есть такая функция, как свертка информационной базы, которая позволяет автоматически сформировать остатки на начала выбранного периода и удалить старые документы.
Чем удобна свертка базы 1С? В том случае, если вы просто создадите новую пустую базу и начнёте вручную вносить остатки по всем счетам, то потратите достаточно много времени на эту работу, ведь нужно будет перенести не только суммы остатков, но и данные всех справочников, необходимых для работы (контрагенты, физические лица, сотрудники, номенклатура и пр.). При свертке программа сама автоматически сформирует остатки по счетам, которые при необходимости вы сможете скорректировать, все элементы справочников останутся в базе, а старые документы будут удалены. В том случае, если вы хотите также «почистить» справочники, можно будет вручную удалить лишние элементы. Это займет намного меньше времени, чем ввод всех нужных элементов в новую базу.
Важный нюанс: после проведения свертки документы до выбранной даты в вашей текущей базе будут удалены, но вам обязательно нужно сохранить эту информацию в другой базе, ведь она еще может понадобиться при дальнейшей работе. Обычно, я создаю вторую идентичную базу (в списке баз в названии можно указать, что одна из баз относится к периоду, например, до 2017 года, а другая – с 2017 года), а затем уже можно производить свертку одной из них, в которой будет осуществляться ведение учета в текущем году. Вторая база просто служит архивом данных прошлых лет, к которому в любое время можно обратиться.
После того, как мы разобрались с копиями базы и проверили данные по ОСВ, переходим в раздел «Администрирование» и выбираем пункт «Свертка информационной базы».
Первым делом, программа снова предложит вам сделать копию базы. Если копия у вас уже есть, то этот пункт можно пропустить (снять галочку). Если копии пока нет, то не пропускаем ни в коем случае!
Затем необходимо указать год, на начало которого мы будем формировать остатки. Как правильно, это текущий год, но один раз в своей практике я встречалась с просьбой при свертке оставить в программе данные за три последних года (на тот момент учет в базе велся больше 5 лет). Если в базе ведется несколько организаций, то отмечаем, будет ли осуществляться свертка по всем или только по выбранным.
На следующем этапе необходимо указать, данные по каким регистрам мы будем сворачивать. Если у вас нет каких-либо особых пожеланий, то все настройки можно оставить без изменения.
Затем мы видим на экране перечень операций, которые были автоматически сформированы для отражения остатков на начало выбранного периода. Есть возможность открыть каждую операцию для просмотра и при необходимости отредактировать данные. Но можно будет внимательно изучить сформированные проводки и после окончания свертки.
На следующем этапе осуществляется проверка данных: сверяются остатки по счетам до свертки и после неё. В идеальном случае суммы должны совпадать. Если возникают какие-то расхождения, то нужно обязательно распечатать сформированный программой отчет и детально разобраться с каждым счетом, по которому возникли отличия.
На последнем этапе свертки осуществляется удаление старых документов, этот процесс может занять достаточно долгое время, особенно, если учет в программе велся много лет.
Затем программа сообщит об успешном окончании свертки.
Конечно, свертка не является «волшебной таблеткой» и не решит быстро все проблемы, если учет в базе долгое время велся не очень аккуратно. Возможно, после проведения свертки потребуется корректировать остатки или разбираться, почему автоматически были удалены не все документы. В этом случае придется потратить определенное количество времени на доведение базы до оптимального состояния: поработать с документами ввода остатков и проанализировать, почему программа не смогла удалить некоторые старые документы. Единственное, о чем я хочу вас попросить – обязательно делайте копии информационной базы! А если состояние базы очень запущенное или велик объем введенных документов, то для выполнения свертки лучше обратиться за помощью к опытным специалистам.
Предыстория
В компании, где я работаю, возникла ситуация, когда настала необходимость урезать базу, т.е. удалить все документы и движения до определенной даты. К этому моменту база данных весила почти 350Гб, и очень тяжело было с ним работать. Также страдало быстродействие 1С и регламентные операции с БД выполнялись очень долго.
Решение было принято - базу обрезаем! После долгих тестов типовых обработок по свертыванию, я в них разочаровался. Больше двух недель провел наедине с компьютером обрезая тестовую базу. Такие сроки просто недопустимы в рабочей базе, тем более в базе работают пользователи 6 дней в неделю. Как то нужно было выбираться из тупиковой ситуации. Решили передать задачу на аутсорс. Но и здесь нас не обрадовали, стоимость работ высокая и время для выполнения требовалось немаленькое.
В общем вопрос оставался нерешенным и вернулись к тому, чтобы решить задачу своими силами.
Пришлось прибегнуть к крайним мерам, я отключился от всех других задач и взялся за свертывание базы.
И в скором времени вопрос был решен - обрезали базу за 2 дня, уменьшили его на 70%.
Обрезание базы УТ с объемом 350 Гб за 2 дня.
Решил выполнить задачу по такому алгоритму:
Создать копию рабочей базы. В копии сформировать остатки на нужную дату, удалить все документы и движения до этой даты. Далее из рабочей базы все новые документы (созданные с момента создания копии) перенести в новую базу. Пустить пользователей в новую базу.
Задача была разделена на 5 подзадач:
1.Создать план обмена, для того чтобы после обрезания базы все новые документы можно было перенести в новую базу.
2.Сформировать остатки на дату свертки.
3.Удалить все документы и движения до даты свертки.
4.Загрузить документы из текущей базы в новую базу.
5.Заменить рабочую базу новой (обрезанной) базой.
На подготовительный этап ушло около двух недель: создание плана обмена, поиск инструментов по созданию остатков и очистки регистров, тестирование механизмов.
Процесс свертки базы данных.
1. Формирование остатков на дату свертки.
Остатки формировал типовой обработкой «СверткаБазы.epf».
Чтобы сэкономить время формирование остатков выполнил в рабочей базе в рабочее время. Т.к. остатки формируются документами «Корректировка записей регистров» и обработка устанавливает неактивными движения в регистрах, то эта процедура для базы безвредна.
В обработке поставил ограничение на количество строк в одном документе 50 000.
Делал не спеша, и в течении 1-2 дня все сформировалось (получилось около 400 документов).
Примечание:
- если на дату свертки есть документы «Корректировка записей регистров» не связанные со сверткой базы, то их лучше перенести на дату позже, чтобы случайно их не перепутать потом.
- при формировании остатков, лучше просмотреть все регистры, т.к. бывает, что не по всем регистрам начальные остатки вам нужны. Иногда бывают ситуации, когда регистр уже нигде не используется. В итоге это сэкономит ваше время.
2. Создать полный план обмена для выгрузки в идентичную конфигурацию (можно делать параллельно формирования остатков).
3.В нерабочее время очистить зарегистрированные в плане обмена объекты и сделать копию базы с отключенными регламентами.
4.Удаление документов и очистка регистров.
Эта операция самая медленная и для ускорения этой операции нужно использовать прямые запросы SQL . Подобные инструменты можно найти на Инфостарте. Есть еще один момент, если мы удалим данные таким способом, то объекты удалятся быстро, но без контроля на ссылочную целостность. Соответственно, в наших документах вода остатков и других документах появятся строки типа «Объект не найден….».
У меня стояла задача оставить эти документы в непроведенном виде для информационных целей.
Для этого была написана обработка, которая сняла с проведения и перенесла на дату свертки все документы участвующие в движениях в документах корректировки регистров.
После чего, используя обработку по удалению документов и движений через SQL запросы, удалить все до даты свертки (журналы документов, документы, регистры накопления, регистры сведений и т.д.).
Примечание:
- по регистрам сведений нужно чистить только периодические. Если регистр не периодический, то он скорее всего очистится полностью.
6.Активизаровать движения документов корректировки записей регистров обработкой «СверткаБазы.epf». При этом обработка эти документы переносит на предыдущую дату (это удобно для сверки остатков в двух базах).
8.Проверить корректность ввода остатков и исправить (для этой цели можно привлечь сотрудников бухгалтерии)
9.Перенести документы из рабочей базы в новую базу. Эту процедуру можно делать уже сразу после создания копии. Т.е. если ежедневно в базе создается много документов, то перенос документов лучше делать параллельно, чтобы дополнительное время на это не тратить.
10.Пустить пользователей в новую базу. Для этого лучше переименовать базы на сервере 1с, чтобы для пользователей переход был безболезненным. Т.е. старую базу называем как угодно а новую (свернутую) базу переименовываем в старую.
Примечание!
Как известно, при непосредственном удалении объектов не происходит контроль ссылочной целостности.
Соответственно, после удаления объектов в текущей базе остаются объекты ссылающиеся на несуществующие объекты ("Объект не найден").
У меня задача не стояла, чтобы эти объекты были в свернутой базе. Но битые ссылки могут отрицательно сказаться и на разного рода обмены между базами, и на другие процессы.
По этому я их перенес в свернутую базу, но после того как базу свернул.
1.Сделал правила обмена, которые переносят документы (только номер, дата в непроведенном виде).
2.Перенес все документы которые встречались в документах ввода начальных остатков.
Эту процедуру можно делать после свертки, но желательно инструменты подготовить заранее.
Под сверткой информационных баз 1С понимают процесс обработки документов и регистров конфигурации, а также формирование на начало некоторого года актуальных остатков, свернутых, скомпонованных данных регистров. При этом удаляются или помечаются на удаление документы прошлых лет, кроме документов важных для учета НДС, ОС и ряда других.
Для чего выполняют свертку информационной базы 1С
Свертка выполняется для уменьшения размера базы, более быстрой работы, уменьшения времени обновления и архивирования базы 1С.
Кроме того, используется для сохранения конфиденциальной информации. После проведения свертки, сотрудники и проверяющие организации не будут иметь доступа к документам прошлых лет в текущей рабочей базе.
Важно: в случае необходимости всегда можно развернуть из архива базу 1С 8.3 до свертки и получить необходимую информацию. Можно добавить базу «до свертки» как дополнительную в ярлык запуска 1С 8.3 и всегда иметь ее «под рукой».
Свертка базы 1С 8.3
Обработка Свертка информационной базы в конфигурациях 1С 8.3 Бухгалтерия предприятия, ред.3, Управление торговлей, ред.11 и в ряде других доступна из меню Администрирование – Сервис:
Совет 1. Воспользуйтесь обработкой на копии информационной базы 1С, проанализируйте результаты и затем проведите свертку рабочей базы.
Совет 2 . Перед сверткой сформируйте отчеты по тем объектам конфигурации, информация о которых из прошлых периодов будет нужна в будущих периодах. Прежде всего речь идет об учете основных средств, НДС, признании расходов прошлых периодов. Если ведете учет зарплаты в 1С 8.3 Бухгалтерия, ред.3, то также понадобятся данные о взаиморасчетах с сотрудниками.
Внимание: Оборотно-сальдовую ведомость до свертки можно не формировать, поскольку в 1С 8.3 проверка ОСВ до и после свертки включена как один из этапов обработки.
Совет 3 . Подумайте, до какого периода будете проводить свертку. Иногда бухгалтера оставляют данные прошлого года, так как важно для начисления зарплаты. Или даже данные двух, трех предыдущих лет, если объем операций не слишком велик за эти годы.
Как сделать свертку базы 1С 8.3 Бухгалтерия на примере
Рассмотрим пример свертки реальной базы 1С 8.3 некоторого предприятия: конфигурация Бухгалтерия сельскохозяйственного предприятия, ред.3. Это фактически конфигурация Бухгалтерия предприятия, ред.3, но расширенная за счет добавления специализированных отраслевых объектов.
Предположим, что информационная база предприятия после процесса тестирования и исправления, включая упаковку информационной базы, достигла 4 Гб. Пользователи работают в базе с 2011 года. Так как организацию проверяла налоговая инспекция, включая период 2015 года, и зарплату с 2016 года организация начисляет уже не в 1С 8.3 Бухгалтерия, а в 1С 8.3 ЗУП, ред.3, было принято решение свернуть базу вплоть до 2016 года.
Этап 1. Создание резервной копии
Из меню Администрирование – Сервис запускаем обработку под пользователем с правами Администратора. В нашем примере Админ . Вводим пароль пользователя Админ для доступа к базе 1С 8.3. Если выполняете свертку на уже созданной копии программы, то флажок Создать резервную копию можно сбросить. В противном случае – указываем Каталог резервной копии ИБ:
Если нажмем на клавишу F1 на клавиатуре, то сможем получить справку о предназначении и особенностях использования данной обработки. Ознакомившись, закрываем справку и по кнопке Далее переходим к следующему шагу обработки Пройденные этапы выделяются зеленым цветом.
Этап 2. Настройка свертки
На этом этапе определяем на начало какого года сформировать остатки в 1С 8.3. По умолчанию установлен флажок Установить дату запрета изменения данных. Она будет установлена на 31.12.2015 года в случае формирования остатков на начало 2016 года:
Есть возможность провести свертку базы по всем организациям или только по одной. По примеру в базе 1С 8.3 одна организация, поэтому выбора организаций для свертки в обработке не предлагается.
Этап 3. Формирование остатков
По кнопке Далее переходим к установке правил формирования остатков. Для типовых конфигураций они предопределены, а для 1С 8.3 Бухгалтерия предприятия, ред.3 есть возможность Восстановить рекомендуемые настройки, если их изменяли.
Можем задать правила свертки для Журнала проводок: Не сворачивать или Свернуть:
Можем определить правила отдельно для каждого регистра накопления:
По умолчанию, например, в обработке для 1С 8.3 Бухгалтерия предприятия, ред.3 стоит Не сворачивать у регистров НДС Покупки, НДС Продажи, НДС предъявленный и ряда других. То есть разработчики проанализировали какие параметры базы необходимо сохранить в полном объеме, а какие можно свернуть.
Но можем, к примеру, установить Не сворачивать у регистра накопления НДС, включенного в стоимость:
Этап 4. Просмотр операций
На этапе Просмотр операций можно открыть сформированные остатки на 01.01.2016г., в базу операции запишутся 31.12.2015г. Допускается остатки откорректировать или даже создать новую операцию ввода остатков по кнопке Создать:
Ниже приведены варианты созданных операций по регистрам бухгалтерии:
По регистрам сведений:
По регистрам накопления:
Этап 5. Проверка
Далее переходим к проверке созданных документов. На этом этапе видим отчет похожий на оборотно-сальдовую ведомость, сформированный на конец 2015 года на момент до свертки и после свертки. Расхождения между данными в нашем случае только по дополнительному счету 000, который использовали для ввода остатков на момент начала работы с базой:
Можно вывести и сравнить данные и по налоговому учету (НУ). Для этого используем как во всех стандартных отчетах 1С кнопку справа Показать настройки и выставляем флажок у показателя НУ:
Формируем отчет с данными по БУ и НУ. Затем переключаем проверку на Регистр сведений и накопления:
Есть возможность отобразить информацию по отдельным регистрам сведений и накоплений. По кнопке Еще можем установить или снять флажок выбора у регистров, информацию по которым хотим получить:
Этап 6. Удаление старых документов
Есть возможность по кнопке Назад перейти на предыдущие этапы свертки, в том числе удалить созданные документы остатков. Или по кнопке Далее перейти на следующий этап – Удаление старых документов . На этом этапе получаем предупреждение о необратимости процесса в 1С 8.3. Но старые документы будут пока лишь помечены на удаление. Этот этап гораздо продолжительнее всех предыдущих и может быть весьма длительным:
Этап 7. Готово
По завершению этого этапа получаем сообщение об успешном завершении свертки:
Этап 8. Удаление помеченных на удаление документов
Открыв Журнал операций видим, что документы с 2011 года помечены на удаление:
Совет 4. Воспользуйтесь в обработке Удаление помеченных объектов возможностью Частичного удаления объектов. Удаляйте связанные группы объектов. Выполняйте удаление поэтапно, а между этапами делайте перерывы. Или запланируйте свертку на период больших праздников.
Но перед удалением помеченных на удаление документов постройте необходимые отчеты, которые подскажут, остались ли все данные для правильного учета ОС, зарплаты, НДС.
В 1С 8.3 Бухгалтерия будет полезно до и после свертки сформировать отчеты на дату свертки:
- Ведомость амортизации ОС;
- Универсальный отчет по различным регистрам накопления для анализа расходов при упрощенке, для контроля НДС, взаиморасчетов с сотрудниками и т.д.;
- И другие отчеты в зависимости от учетной политики предприятия.
Дополнительно следует найти у партнеров 1С обработки, которые укажут на неиспользованные объекты конфигурации. Например, найти элементы справочника Номенклатура, ссылок на которых уже нет, так как документы прошлых периодов удалены. И, если не предполагаем больше продавать – покупать эту номенклатуру, то можно удалить ее.
